TMS

7 buenas razones para implementar un TMS

Published on 5 December, 2024

Last Updated 5 December, 2024

10 min

Los software TMS (Sistema de Gestión del Transporte) están convirtiéndose en un estándar en todas las empresas que deben gestionar flujos de transporte.

Sin embargo, durante años muchas empresas funcionaron muy bien sin estar equipadas con este tipo de software. Entonces, ¿por qué es tan importante hoy en día para una empresa no dejar de lado la implementación de un TMS?

Falta de visibilidad sobre mis transportes.

El 95% de las empresas que no están equipadas con un TMS organizan su transporte a través de intercambios de correos electrónicos con los transportistas.

Entonces, se complica un poco centralizar la información de las múltiples entregas y compartir su estado internamente con todos los departamentos involucrados, o externamente con nuestros clientes.

Algunos implementan archivos de Excel para el seguimiento, pero es muy difícil y toma mucho tiempo mantenerlos actualizados. Como consecuencia, los equipos de transporte o de atención al cliente se ven obligados a responder durante todo el día a múltiples consultas para saber en qué estado se encuentra cada pedido.

✅ Con un TMS

Visibilidad completa y centralizada de todos mis soportes

Mi TMS agrupa todos mis envíos (de entrada o de salida) en una interfaz única, sin importar el modo de transporte. Por lo tanto, tengo una visión centralizada de todos mis transportes, sin importar el transportista.

Puedo crear diferentes grupos de usuarios, cada uno con acceso a las entregas que les interesan y con niveles de acceso controlados. Así que tengo una verdadera torre de control sobre todas mis operaciones.

Gracias a una interfaz muy intuitiva y los derechos de usuario específicos, incluso puedo dar acceso a mi TMS a otros equipos como el Comercial, la Atención al Cliente o incluso la Contabilidad.

En resumen, el TMS permite que toda la empresa tenga la misma visión en tiempo real sobre el estado de entrega de cada pedido.

Incluso puedo dar visibilidad a mis clientes finales, con páginas de seguimiento o portales de clientes personalizados con mi imagen.

Una atención al cliente más reactiva que proactiva

Es muy frecuente que descubra un incidente o un retraso en mis propias entregas gracias a mis clientes finales. Por lo tanto, ya es demasiado tarde para actuar y adoptar una postura proactiva con respecto a mis clientes.

Y esto se vuelve cada vez más difícil en la era del comercio electrónico, donde para la más mínima entrega B2C, se tiene un seguimiento ultra preciso.

En el transporte, a menudo se dice:

"¡No hay noticias, buenas noticias!"

✅ Con un TMS

Un servicio proactivo

Gracias a mi TMS, estoy informado lo más rápido posible de cada incidente o anomalía. Esto me permite informar a mi cliente o a los equipos internos correspondientes. En lugar de estar siempre reaccionando en urgencia, tengo más tiempo para tomar las mejores decisiones.

Mi Servicio de Atención al Cliente (o el equipo de Administración de Ventas) podrá dedicar más tiempo a anticipar y resolver problemas, que a ir a buscar información. Un verdadero valor añadido para nuestros clientes, pero también para mis equipos, que disfrutan mucho más de su trabajo.

Un presupuesto de transporte difícil de controlar

Más allá del seguimiento diario, también surge la cuestión de la gestión de la contratación de transporte. La gran mayoría de las empresas saben muy bien cuánto gastan en transporte, pero no tienen ni idea de la cantidad de transportes realizados, la distancia recorrida o el índice de ocupación promedio.

En resumen, mientras los gastos aumentan cada año, sin un TMS es muy difícil entender si estos son justificados, y por lo tanto, planificar los presupuestos futuros.

Además, controlar nuestras facturas de transporte es muy complicado: no contamos con las herramientas adecuadas para hacerlo de manera eficiente.

✅ Con un TMS

El transporte ya no es un simple centro de costos, sino un verdadero motor táctico

Con mi TMS, ahora tengo una comprensión profunda de mi presupuesto de transporte y de los factores que pueden afectarlo, ya sean internos o externos.

Puedo compartir con mi director financiero datos cuantitativos avanzados, que nos permitirán decidir juntos una estrategia de contratación de transporte alineada con los objetivos de la empresa.

El transporte ya no es un costo "impuesto", sino que se convierte en un verdadero motor táctico al servicio de la estrategia empresarial.

Falta de datos y KPIs fiables.

Aunque el transporte ocupa un lugar cada vez más importante tanto desde el punto de vista presupuestario como en la calidad del servicio percibida por nuestros clientes, dispongo de muy pocos datos objetivos sobre la calidad del servicio proporcionado por cada uno de mis transportistas.

Cada uno me presenta sus propios indicadores, con sus propias reglas de cálculo, y es francamente imposible verificar su pertinencia, y aún más, compararlos con los de otro transportista.

Para lanzar una licitación, incluso dependo de mis transportistas para obtener el historial de mis transportes. Cada uno me lo envía en su propio formato, por lo que tengo que hacer un trabajo de consolidación.

Otra buena razón para no lanzar una licitación...

✅ Con un TMS

Una gestión objetiva de mis socios transportistas

Mi TMS me permite disponer de datos objetivos y, sobre todo, estandarizados, sobre toda la actividad de mis socios transportistas. Así, puedo compararlos tanto internamente como con mis colegas, que también están equipados con un TMS.

De esta manera, puedo avanzar con mis socios en planes de mejora continua, que a menudo requieren un compromiso conjunto.

Mi TMS me permite seguir en tiempo real la evolución de los indicadores y los buenos resultados de estos proyectos de transformación.

Tareas administrativas tediosas

omo mencionábamos, el 95% de las empresas que no están equipadas con un TMS organizan su transporte a través de intercambios de correos electrónicos y centralizan sus datos en archivos Excel que luego comparten con los departamentos involucrados: Administración de Ventas, Almacén, Finanzas, Comercial, Aprovisionamientos, etc.

Esto implica una gran cantidad de tareas administrativas y de tiempo dedicado a la búsqueda de datos en el día a día de los equipos.

Más allá de los temas de productividad que esto plantea, también genera problemas de falta de reactividad y de retrasos de respuesta, que son cruciales cuando se trata de atender a uno de nuestros clientes.

✅ Con un TMS

Ganancias en productividad y reactividad

Mis equipos ya no pasan su tiempo copiando y pegando información o actualizándola en múltiples archivos Excel. Todos los departamentos tienen ahora acceso en tiempo real a la información de entregas, y a cada pedido.

Así, pueden responder a todas las solicitudes internas o externas, sin demoras y sin depender (ni solicitar) a los equipos logísticos.

Gracias a mi TMS, también he podido reorganizar mis procesos de preparación de pedidos, lo que permite una mejor anticipación y un mejor reparto de las cargas, así como ganancias de productividad dentro de mis equipos.

Ninguna medición de las emisiones de CO2

Cuando no se sabe cuántos transportes se organizan, cuántas paletas se transportan o cuántos kilómetros se recorren en promedio, se podría decir que es una misión imposible medir las emisiones de CO2 relacionadas con estos transportes.

Y sin embargo, el transporte es uno de los elementos principales de las emisiones de CO2 en una empresa industrial o distribuidora. Además, las obligaciones legales en cuanto al control y medición de estas emisiones se están acelerando.

✅ Con un TMS

Medir... y reducir mis emisiones de CO2

Mi TMS me permite recopilar toda la información necesaria para medir correctamente las emisiones de CO2 generadas por mis flujos de transporte: peso, distancia, tasa de carga del camión, modo de transporte...

Solo se mejora lo que se mide.

Gracias a esta información, mi TMS calcula automáticamente las emisiones de CO2 para cada envío. Incluso me permite compararlas e identificar posibles áreas de optimización.

Aunque los transportistas ya estaban acostumbrados a proporcionarme este tipo de datos, cada uno usaba su propio método de cálculo, a veces variable de un año a otro.

En resumen, gracias a mi TMS, tengo una medición fiable, estable y unificada de mis emisiones, así como posibles rutas de optimización.

Optimizar y compartir mis flujos

La compartición y optimización de mis flujos es una palanca clave para reducir mi huella de carbono y mi presupuesto de transporte.

Sin embargo, tengo grandes dificultades para iniciar este proceso por varias razones:

Los datos no están necesariamente centralizados,
No tengo las herramientas para automatizar esto en un gran número de flujos,
El ritmo de las operaciones no me deja tiempo para hacerlo.

✅ Con un TMS

Con sus módulos de agrupamiento y sus reglas de gestión automatizadas, mi TMS me permite identificar automáticamente oportunidades de agrupamiento y optimización tanto a nivel operativo diario como táctico.

Con todos los datos historizados y estandarizados, puedo identificar rápidamente los flujos en los que son posibles optimizaciones financieras u operacionales.

Dificultades para contratar

Los equipos logísticos están cada vez más bajo presión: los plazos se reducen, las regulaciones son cada vez más complejas, las exigencias de los clientes son cada vez más altas, y, sin embargo, las herramientas siguen siendo las mismas desde hace 20 años.

Nuestros equipos logísticos merecen herramientas que estén a la altura de los objetivos de rendimiento y calidad cada vez más ambiciosos que les asignamos.

Por otro lado, ya es difícil contratar jóvenes talentos, a menudo "nativos digitales". Estos nuevos colegas nacieron con un teléfono en la mano, y para ellos, pedir un taxi o que les entreguen una comida completa se hace en 2-3 clics y unos segundos desde el sofá del salón.

Por lo tanto, será complicado retener a estos recursos si tienen que trabajar todos los días con herramientas de los años 90: ¡Outlook y Excel!

Ofrecerles herramientas de trabajo eficaces y agradables se convertirá en un requisito imprescindible para construir los mejores equipos logísticos y dar sentido a su trabajo.

✅ Con un TMS

Mayor comodidad de trabajo

Nos équipes ont désormais un outil qui leur permet de se concentrer sur des tâches à vraie valeur ajoutée, tournées vers le service client, et l’amélioration continue des process.

De plus, l’ensemble des datas collectées et mises à disposition par le TMS me permet de faciliter la polyvalence des équipes, voir même le télétravail, ou de nouvelles organisations centralisées/décentralisées que je ne pouvais mettre en place auparavant.

Ninguna conexión API/EDI con nuestros socios

Me encantaría poder conectar a mis transportistas con mi ERP. Eso me permitiría, por ejemplo, recibir actualizaciones de seguimiento en tiempo real y conocer el estado de entrega de cada pedido.

Pero esto es complicado por varias razones:

En primer lugar, mis equipos de TI ya están desbordados con proyectos a priorizar.
Es raro que tenga contratos a largo plazo con mis transportistas. Por lo tanto, nada me garantiza que la conexión en la que invierto hoy seguirá siendo operativa dentro de 2 años. Una buena razón para que mis proyectos de conexión con los transportistas se retrasen.
Y siendo sincero, aunque estoy dispuesto a invertir en recursos financieros y tecnológicos, mis transportistas no siempre están listos de su parte para iniciar este proyecto (por las mismas razones que las mencionadas anteriormente).

En resumen, como el 90% de las empresas, trabajo con varios transportistas y no tengo conexión EDI/API con ellos: por lo tanto, hago todo a través de intercambios de correos electrónicos y archivos Excel.

✅ Con un TMS

Conexiones EDI/API nativas con nuestros socios transportistas

Mi TMS ya está preconectado de manera nativa con varios transportistas.

Me encantaría que estuviera conectado con todos, por supuesto, pero lamentablemente, ¡eso aún no existe! Sin embargo, llegará muy pronto: mi TMS tiene APIs públicas a las que mis transportistas pueden conectarse de forma completamente gratuita.

Ya no soy yo quien asume el costo de implementación de estos proyectos de conexión informática: este costo se comparte entre toda la comunidad de cargadores que utilizan el mismo TMS.

¡Por lo tanto, me beneficio de todas las nuevas conexiones de manera continua!

Pasar al modo digital : qué ROI ?

PARA EL CARGADOR

🚀 Productividad: entre un 40% y un 80% más de productividad administrativa al registrar solicitudes y comparar respuestas.

🚀 Gastos de transporte: entre un 15 y un 25% de ahorro entre la oferta seleccionada y la media de las demás ofertas.

🚀 Reactividad: aumento de la reactividad del 20 al 50%.

🚀 Conformidad: trazabilidad al 100% del proceso de selección de transportistas

PARA EL TRANSPORTISTA

🚀 Competitividad: Tasa de conversión por cliente en tiempo real

🚀 Productividad: Se acabó el trabajo en vano: sólo trabajo en las solicitudes que siguen abiertas.

🚀 Productividad: espacio centralizado de presupuestos para todas las solicitudes de mis clientes

Cómo implementar un TMS ?

¿Sabía que la implementación de un TMS es, para muchos, un proyecto relativamente simple y rápido? La mayoría de las implementaciones se realizan en menos de 15 días y sin ningún costo de configuración.

Para otras empresas con necesidades más avanzadas o con organizaciones internacionales, este tipo de proyecto puede extenderse de 6 a 12 meses.

El primer paso es organizar una conversación de 15 a 30 minutos con uno de nuestros expertos, lo que le permitirá identificar la mejor solución para su organización.

Si le interesa saber más sobre Shiptify y ver si nuestras soluciones pueden serle útiles, le propongo hablar directamente. Puede reservar una cita con uno de nuestros expertos aquí.