El infierno de solicitar una cotización por correo electrónico con copia oculta
El gran clásico de la solicitud de cotización: el correo electrónico con copia oculta a todos los transportistas consultados.
Y, por supuesto, el pequeño error que ocurre de vez en cuando: envío mi solicitud como copia única (no oculta), de modo que todos mis transportistas se enteran de que sus colegas han sido consultados.
Nada grave en sí, pero tampoco agradable. Y lo peor es cuando uno de ellos hace una oferta en «responder a todos».
Una vez enviada esta solicitud (en copia oculta), me doy cuenta de que he olvidado mencionar un elemento necesario para el presupuesto: el peso o el volumen, por ejemplo para el transporte marítimo y aéreo.
Una vez más, tengo que enviar una copia oculta de un correo electrónico a cada uno de mis socios.
Todo esto me quita mucho tiempo administrativo, pero sobre todo me hace menos reactivo. En un momento en el que busco el mejor precio, y sobre todo... ¡lo más rápido posible!
✅ Con un TMS
Gracias a mi lista de direcciones pre-registradas, puedo introducir las direcciones de salida y llegada con sólo 2 o 3 clics.
¿ Necesito una nueva dirección ? No hay lío: gracias a Google Maps (integrado directamente en Shiptify), puedo encontrar mi dirección de entrega en cuestión de segundos y también puedo añadir instrucciones específicas si es necesario (puerta trasera, concertar una cita, etc.).
En cuanto a la packing list, gracias a un formulario ultrarrápido e inteligente, puedo rellenarla en unos pocos clics.
Sobre todo, mi TMS me dirá si falta algún campo obligatorio (por ejemplo, el volumen para las cotizaciones aéreas). No hay riesgo de tener que ir y volver con mis transportistas por falta de datos. Es un verdadero ahorro de tiempo para ellos y... ¡para mí!
A continuación, selecciono la lista de transportistas que quiero consultar. Gracias a mi historico, mi TMS me sugiere directamente los transportistas que estoy acostumbrado a consultar para este tipo de flujo.
Por supuesto, éstos son los transportistas que forman parte de mi red y que he configurado previamente en mi TMS.
Y no hay riesgo de que se envíe un correo electrónico a la persona equivocada: cada transportista recibe automáticamente su propio correo electrónico con todos los detalles de la solicitud de cotización. A su vez, estos pueden responder con sólo pulsar un botón y acceder a una página web con el archivo completo.
No te preocupes, tu transportista ni siquiera necesita estar conectado a Shiptify, solo a Internet !
Y por cierto, con mi TMS, tardo un promedio de 40 a 60 segundos en completar una solicitud de cotización de la A a la Z, ¡nada más!
Comparar las respuestas
Las primeras respuestas de mis socios llegan, normalmente por correo electrónico, a veces por WhatsApp o SMS.
Lo peor son, por supuesto, los presupuestos que se ofrecen como archivos adjuntos en PDF. Esto me obliga a abrir mi correo electrónico, luego el archivo adjunto y después a buscar el dato que más me interesa: ¡el precio!
Por tanto, todas estas respuestas de presupuestos se almacenan en mi bandeja de entrada, entre cientos de otros correos electrónicos sin leer. Para cada una de mis solicitudes de cotización, tengo que tenerlo todo en cuenta:
🤪 ¿Tengo que relanzar mis transportistas?
🤪 ¿He recibido 3 respuestas como exige nuestro proceso interno?
🤪 ¿Cuáles son mis cotizaciones urgentes que tengo que concretar hoy?
Como algunos de mis colegas, quizá tendría que crear un archivo Excel que me permitiera almacenar toda la información de cada respuesta recibida y que, además, me proporcionara un gran historial.
Ahora es el momento de comparar las respuestas y seleccionar la mejor oferta.
Para el transporte por carretera, es bastante fácil: sólo hay que comparar un coste completo. Todo lo que tengo que hacer es buscar las distintas respuestas en mis correos electrónicos (esperando no tener que abrir ningún PDF...) y responder a la oferta que más me guste.
Sé que algunos de mis colegas se toman la molestia de enviar una respuesta negativa a los transportistas no seleccionados. Me encantaría hacerlo, pero francamente no tengo tiempo.
Para el transporte aéreo y marítimo, es más complicado: me gustaría entender el fondo de cada oferta, entrando en los detalles de cada tramo: pre-transporte, post-transporte, aduanas... Y entonces se vuelve engorroso. Sobre todo porque cada transportador tiene su propia manera de nombrar las mismas cosas.
En resumen, ¡un auténtico lío!
✅ Con un TMS
A continuación, recibo todas las respuestas en un entorno centralizado donde puedo comparar las distintas ofertas de un vistazo: precio completo o detallado, plazo de entrega, ¡e incluso una estimación de las emisiones de CO2 por medio de transporte!
Incluso puedo compartir estos presupuestos con mis equipos de ventas, por si hay que hacer una elección conjunta basada en las preferencias de nuestro cliente final.
Si es necesario, puedo entrar en los detalles de cada oferta y compararlas segmento por segmento para tener una buena idea de mi estructura de costes de transporte. Puedo saber de un vistazo quién es el mejor postor en cada segmento, ¡y quién es el más rápido!
Sólo tengo que hacer clic en el transportista seleccionado para confirmar la orden de transporte: a continuación, este recibirá automáticamente la confirmación por correo electrónico.
Los demás transportistas también reciben la notificación de que no han sido seleccionados. Esto es muy útil para ellos: les permite medir su tasa de transformación, pero sobre todo evita que determinados transportistas sigan trabajando en mi pedido, como ocurría antes de integrar el TMS.
KPIs e historial
Sin un TMS, todo está almacenado, pero perdido en mi buzón: no tengo datos para elaborar los indicadores:
Podría hacer un archivo Excel para recopilarlo todo, pero sinceramente eso significaría perder mucho tiempo en el día a día.
Pasarse a lo digital: ¿qué rentabilidad?
PARA EL CARGADOR
🚀 Productividad: entre un 40% y un 80% más de productividad administrativa al registrar solicitudes y comparar respuestas.
🚀 Gastos de transporte: entre un 15 y un 25% de ahorro entre la oferta seleccionada y la media de las demás ofertas.
🚀 Reactividad: aumento de la reactividad del 20 al 50%.
🚀 Conformidad: trazabilidad al 100% del proceso de selección de transportistas
PARA EL TRANSPORTISTA
🚀 Competitividad: Tasa de conversión por cliente en tiempo real
🚀 Productividad: Se acabó el trabajo en vano: sólo trabajo en las solicitudes que siguen abiertas.
🚀 Productividad: espacio centralizado de presupuestos para todas las solicitudes de mis clientes
¿Cómo se pasa a lo digital?
Si envía solicitudes de cotización por correo electrónico, todas en copia oculta, establecer una cotización digital será extremadamente rápido.
De hecho, este módulo es tan rápido y fácil de configurar que el retorno de la inversión suele ser inmediato. Por lo general, sólo se tarda 30 minutos en configurar la cuenta y realizar la primera solicitud.
La información que necesita para empezar es :
✅ Una lista de sus tipos de soportes (palés, cajas de cartón, big bags, etc.)
✅ Correos de sus transportistas
✅ La(s) dirección(es) de sus sitios de envío habituales
Por supuesto, si lo desea, puede dejarse guiar por uno de nuestros gestores de proyectos para ayudarle a empezar.
Y si quieres darme tu opinión, aquí tienes mi dirección de correo electrónico: sandrine@shiptify.es
¿Realiza al menos 3 solicitudes de cotización al día? ¿Se identifica con los correos electrónicos de copia oculta?
Empiece mañana mismo con su módulo de cotización digital:
✅ Instalación en 30 minutos
✅ Fácil de usar
✅ No se necesita tarjeta de crédito
