La gestión de los flujos entrantes sigue siendo un problema para muchas empresas. Cuando los suministros de existencias de mercancías no están optimizados, toda la cadena de suministro se desequilibra. Retrasos, problemas de calidad y/o cantidad, paletas mal direccionadas, son este tipo de imprevistos los que afectan principalmente a la cadena de suministro. En los servicios de recepción logística de mercancías, una planificación bien establecida en función de los pedidos evita situaciones conflictivas, ya que el ritmo de llegadas no penaliza a los equipos, las mercancías se controlan en aspecto y cantidad desde la salida del remolque, y las paletas se direccionan correctamente desde su almacenamiento.
La optimización de la gestión del plan de recepción logística sigue siendo una solución simple para paliar posibles disfunciones, pero su implementación en una empresa puede ser complicada si no se poseen las herramientas adecuadas. Te lo explicamos todo en este artículo.
¿Qué operaciones de recepción logística se pueden optimizar?
Planificar las operaciones de transporte de la recepción logística cubre un campo bastante amplio, ya que la cadena de suministro conjuga varios oficios que trabajan en total cohesión. La planificación de la recepción de los flujos entrantes debe responder a las necesidades de aprovisionamiento, con una entrada en stock o directamente en la línea de producción si se trata de flujos just-in-time. Las operaciones de recepción incluyen:
- la entrada de camiones en el sitio logístico;
- la asignación de muelles;
- el control del número de pedido y los albaranes de entrega;
- la descarga de la carga;
- el control visual del aspecto exterior de las paletas o paquetes, luego la verificación de las etiquetas;
- el control de la cantidad en correlación con el albarán de entrega;
- la ubicación en zona de clasificación;
- la clasificación y entrada en el stock informático;
- la edición de etiquetas de direccionamiento en el almacén logístico;
- el almacenamiento físico en los racks según las direcciones dadas;
- la información de situación al cliente u otro servicio de la empresa.
Estas actividades pueden optimizarse mediante la transformación de los procesos, la implementación de la digitalización y el uso de herramientas específicas.
¿Cómo optimizar la gestión del plan de recepción logística?
Gestionar la llegada de vehículos
La congestión de un sitio logístico puede bloquear las actividades de recepción y expedición de existencias de mercancías. Para agilizar la circulación, es preferible establecer una planificación precisa del transporte de flujos entrantes y salientes a partir de los pedidos. La gestión mediante citas resulta ser uno de los medios más eficientes para organizar los aprovisionamientos. Este sistema le permitirá instaurar un ritmo en las rotaciones de vehículos. Para calibrarlo bien, deberá estimar un tiempo medio de descarga por número de paletas. Concretamente, podrá descargar más lotes parciales que lotes completos (33 paletas). Una simple tabla puede ser suficiente si recibe menos de una decena de camiones por día, pero un software logístico específicamente dedicado a esta actividad le será más útil al aportar una verdadera eficiencia a este proceso. Además de la planificación de citas, también puede imponer reglas de funcionamiento, como reservar la mañana para las llegadas, mientras que la tarde se dedicará a las expediciones. Es una buena idea, pero poco apreciada por los transportistas, ya que se considera muy restrictiva para las operaciones.
Utilizar los muelles
Optimizar el uso de los muelles del almacén forma parte de un proceso de recepción eficaz. Hay que tener en cuenta las tasas de ocupación de cada muelle y del equipo dedicado a la carga y descarga de los camiones. De nuevo, deberá estimar el tiempo tomado por una llegada, contando tanto la verificación de documentos como la extracción de las paletas de mercancías fuera del remolque. Así podrá conocer la capacidad de cada muelle de entrega para recibir un número específico de camiones en un día. En el momento de la descarga, deberá prever una zona de almacenamiento para la recepción a fin de realizar una clasificación y etiquetado según direccionamiento, antes de la entrada en stock y la colocación en racks de la mercancía. Finalmente, algunos productos requieren seguir un procedimiento preciso, especialmente las materias peligrosas, que deben respetar protocolos de seguridad avanzados. Lo mismo ocurre con algunos alimentos en zona sanitaria dedicada o aquellos que requieren una temperatura controlada.
Controlar los documentos y la carga
Una de las actividades que más tiempo consume, pero que es primordial en el almacén, consiste en verificar los documentos de transporte, como la carta de porte, el albarán de entrega y, a veces, también el informe de calidad si el producto recibido ha sido sometido a un control. Será necesario verificar que el conductor del camión de transporte tenga el protocolo de seguridad de su sitio. Si todo está en orden, se puede proceder a la descarga de las mercancías, y en este caso, también será necesario controlar la carga misma. Es decir, verificar que las paletas no presenten defectos que sugieran daños, controlar las etiquetas de destino en caso de que haya productos desviados en el lote y, finalmente, contar cada unidad de manipulación. Estos controles pueden optimizarse mediante un software que maneje los protocolos de seguridad, lea los códigos de barras y cree nuevas direcciones de almacenamiento. La intervención humana se minimiza, reduciendo así los riesgos de error.
Comunicar con el cliente
Cuando la llegada es conforme y el almacenamiento se ha realizado, es necesario informar al ordenante o al proveedor. Esta tarea puede delegarse a un software que transmita a sus clientes todos los datos relacionados con su mercancía en tiempo real, sin omisiones y sin errores. Y si se trata de uno de sus proveedores, sabe que puede facturar y cerrar su expediente. Este mismo software también permite una toma de decisiones rápida en caso de productos no conformes. Sus clientes o proveedores podrán reaccionar de inmediato y, posiblemente, organizar una reexpedición sin demora.
¿Qué software elegir para gestionar bien la planificación de la recepción logística?
Confiar la gestión de su almacén a un software le asegura una calidad profesional para su recepción logística. Un WMS (Warehouse Management System) maneja absolutamente todas las actividades propias de un almacén de almacenamiento. Desde la recepción de los productos hasta su envío al cliente, desde su entrada en stock hasta la edición de las etiquetas de destino, todas las operaciones logísticas y documentales son gestionadas por el WMS. Además, permite una gestión eficiente de la actividad del almacén al ofrecer una lectura en tiempo real de los eventos en curso. También contribuye a las previsiones de esta misma actividad al revelar con precisión dónde y cuándo desplegar los recursos necesarios.
También puede trabajar con un software de citas para agilizar la circulación en su sitio y la distribución de la carga de trabajo en el equipo. Nuestra herramienta, Shiptidock, está especialmente diseñada para cargadores o logísticos que gestionan numerosas rotaciones diarias. El software de citas Shiptify permite reservar un intervalo de carga o entrega directamente en línea:
- Comunica los protocolos de seguridad a los transportistas para cumplir con las normas vigentes en su sitio.
- Asigna la llegada de vehículos a los muelles disponibles.
- Calcula el tiempo de inmovilización de los equipos para permitirle una nivelación de la actividad de transporte.
- Informa en tiempo real sobre el seguimiento de cada vehículo, esta funcionalidad es muy importante para las operaciones de los transportistas. Por ejemplo, informa la hora exacta de llegada del camión, da el muelle de asignación y luego la hora de salida. Para los cargadores, son datos que entran en los KPI, especialmente para las tasas de ocupación, y permiten ajustar los planes de recepción o carga.
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