El transporte internacional de mercancías es un ejercicio extremadamente complejo que requiere una verdadera experiencia. En este proceso, la carta de porte es una herramienta indispensable. Desde hace varios años, la carta de porte tradicional ha ido dejando paso progresivamente a su homóloga digital: la e-CMR. Enfoque en esta nueva herramienta.
- ¿Qué es la e-CMR?
- Historia y evolución de la carta de porte electrónica
- ¿Cómo funciona?
- Las ventajas
- ¿Qué perspectivas de futuro?
- ¿Cuál es la relación entre e-CMR y TMS?
¿Qué es la E-CMR?
Definición de la Nota de Consignación Electrónica
La Nota de Consignación Electrónica o e-CMR, significa en español: carta de porte electrónica. Se trata de una versión digital de la carta de porte tradicional utilizada, en particular, para el transporte por carretera o marítimo.
Al igual que la carta de porte en papel, agrupa y sintetiza la información esencial para el correcto desarrollo de una entrega.
¿Por qué es importante digitalizar?
La e-CMR es una de las muchas formas del nuevo arsenal digital que se despliega a gran velocidad en el sector del transporte. Para las empresas logísticas, la digitalización es masiva porque desempeña un papel crucial y ofrece numerosas ventajas:
- Optimización de las operaciones y reducción de costes,
- Mejora de la trazabilidad, planificación y calidad del servicio,
- Reducción de los plazos de entrega,
- Facilitación del cumplimiento normativo,
- Aumento de la satisfacción del cliente.
En este sector altamente competitivo, la adopción de nuevas tecnologías es una palanca de productividad, eficiencia y competitividad. Para las empresas de transporte y logística, la digitalización se ha convertido claramente en una prioridad mayor.
Historia y evolución de la carta de porte electrónica
Génesis y primeros usos de la e-CMR
Los primeros usos experimentales de la e-CMR probablemente tuvieron lugar en la década de 1990. Su utilización se fue extendiendo a medida que el sector del transporte internacional de mercancías se digitalizaba e invertía en sistemas de gestión informatizados. De esta manera, su uso se ha adaptado a las necesidades de los profesionales del transporte de mercancías, ofreciendo ventajas considerables en comparación con las cartas de porte estándar.
Carta de porte en papel VS e-CMR
Ambos documentos contienen la misma información, tienen la misma utilidad y el mismo valor legal. Pero difieren en varios aspectos. A continuación, se presentan las principales diferencias:
| Criterios | Carta de Porte en Papel | e-CMR |
|---|---|---|
| Formato | Documentos físicos, generalmente impresos en papel, que acompañan a las mercancías durante su transporte. | Documentos digitales, almacenados en formato electrónico, generalmente en sistemas informáticos o aplicaciones dedicadas. |
| Gestión | Requiere una gestión manual, incluida la introducción manual de datos, la distribución física y el almacenamiento de documentos. | Gestionada electrónicamente, lo que permite una mayor automatización de los procesos de transporte. |
| Eficiencia | Puede estar sujeta a retrasos y errores humanos, especialmente durante la introducción manual de la información. | Generalmente más eficiente en términos de rapidez, precisión y trazabilidad gracias a la automatización. |
| Trazabilidad | La trazabilidad es limitada, ya que no puede proporcionar visibilidad en tiempo real sobre el estado de las mercancías en tránsito. | Permite una mejor trazabilidad gracias a su capacidad de actualizarse en tiempo real y proporcionar información actualizada sobre la ubicación de las mercancías. |
En resumen, las e-CMR ofrecen generalmente ventajas significativas en términos de rapidez, precisión y trazabilidad gracias a la digitalización.
¿Cómo funciona la e-CMR?
Carta de porte electrónica: su estructura
Al igual que la carta de porte tradicional, la carta de porte electrónica está diseñada para ser generada, firmada, transmitida y almacenada electrónicamente.
Se compone de la siguiente manera:
- El encabezado resume los nombres del remitente y del destinatario de la mercancía, sus respectivas direcciones, así como la fecha de creación.
- Una segunda sección detalla la mercancía: su cantidad, peso y volumen. Se menciona su naturaleza (productos alimenticios, químicos, materiales de construcción, etc.) así como su valor a efectos de seguro o responsabilidad.
- También se les asigna un número de referencia.
- También figuran el itinerario y las condiciones de transporte. Se mencionan: el punto de carga y entrega, el itinerario previsto, incluidos los puntos de paso, la fecha y hora de carga y entrega, así como posibles condiciones especiales.
- Se indican los datos del transportista: nombre y dirección, datos de contacto del conductor, matrícula del vehículo.
- La firma electrónica del remitente o del transportista atestigua la aceptación de los términos contractuales.
- También figuran las condiciones generales del contrato de transporte.
Una vez entregadas las mercancías, se puede actualizar para incluir la prueba de la entrega, generalmente en forma de firma electrónica del destinatario. Por último, en cada etapa, es posible seguir en tiempo real el estado de la e-CMR y recibir notificaciones de actualización. Una ventaja nada despreciable en términos de trazabilidad y rendimiento del seguimiento.
Tecnologías subyacentes y seguridad de los datos
La seguridad de los datos se basa en varias tecnologías clave, entre ellas:
- Cifrado,
- Firma electrónica,
- Certificados digitales,
- Gestión de identidades y accesos,
- Protocolos de seguridad de la red,
- Sistemas de gestión de la seguridad de la información (ISMS),
- Sellado de tiempo,
- Almacenamiento seguro.
Todas estas tecnologías garantizan la integridad, confidencialidad y autenticidad de los datos durante todo el ciclo de vida de los documentos. Ofrecen así una solución robusta y segura para el intercambio de datos, esenciales para el correcto desarrollo de las operaciones.
Creación, transmisión y validación de la e-CMR
La implementación de la e-CMR implica tres pasos esenciales para crear, compartir y autenticar. Generalmente, la creación comienza en un sistema de gestión de transportes (TMS). Este sistema genera automáticamente una carta de porte digital, conforme a las normas y la legislación vigente. Luego es firmada electrónicamente por las partes involucradas.
La transmisión se realiza de manera segura a través de protocolos HTTPS o SFTP, con notificación a las partes interesadas para un acceso seguro. Finalmente, durante la validación, se verifican las firmas electrónicas para garantizar su autenticidad. Los detalles de la e-CMR se comparan con la realidad de las mercancías y sus condiciones de transporte para asegurar el cumplimiento. Una vez validado por todas las partes, el documento se convierte en prueba legal del contrato de transporte y se archiva de manera segura.
Ventajas de la e-CMR
Reducción de costos y ganancias de eficiencia
Una de las primeras y más evidentes ventajas reside en la reducción de los costos operativos. La transición de la documentación en papel a la electrónica permite eliminar los gastos relacionados con la impresión, distribución y almacenamiento de los documentos físicos. Los ahorros realizados son considerables, especialmente para las empresas que realizan un gran volumen de transportes. Además, la automatización de los procesos relacionados con la e-CMR simplifica la gestión de los documentos, reduciendo así los costos administrativos y los riesgos de errores humanos. Los responsables de sitio y los responsables de explotación observan rápidamente una mejora de la eficiencia operativa, una optimización de los recursos y procesos más ágiles.
Respuesta ambiental
También se inscribe en una perspectiva de limitar el impacto ambiental de la actividad. El abandono progresivo de los soportes manuscritos en favor de los electrónicos contribuye significativamente a la reducción del consumo de papel y a la reducción de residuos. La eliminación de los desplazamientos físicos para la distribución de documentos resulta en menos emisiones de CO2 relacionadas con el transporte. Los profesionales de la logística pueden así reducir su huella de carbono.
Mejora de la trazabilidad y la transparencia
La e-CMR refuerza considerablemente la trazabilidad de las mercancías a lo largo de todo su recorrido. La automatización y su integración con otros sistemas de gestión hacen posible el seguimiento en tiempo real de la ubicación y el estado de las mercancías, lo que también minimiza los riesgos de pérdidas o robos.
Además, mejora la transparencia de las transacciones al registrar de forma inmutable todas las operaciones relacionadas con el transporte. Esta mayor trazabilidad refuerza la confianza de los clientes y socios comerciales, un verdadero activo para relaciones comerciales sólidas y duraderas.
Simplificación administrativa y reducción de errores
Una de las principales fuentes de frustración en la industria de la logística es la complejidad administrativa. Las numerosas etapas de documentación, verificación y validación consumen mucho tiempo y exponen las operaciones a posibles errores. La e-CMR simplifica radicalmente estos procesos. La entrada de datos se facilita, con una reducción significativa de los campos manuales que se deben completar. Los errores en la introducción de datos se minimizan, lo que reduce los riesgos de disputas y costos imprevistos. Además, las firmas electrónicas y los protocolos de seguridad reforzados garantizan la autenticidad y aumentan la seguridad de las transacciones.
¿Qué perspectivas de futuro para la e-CMR?
Innovaciones tecnológicas por venir
Las e-CMR integrarán nuevas funcionalidades para adaptarse cada vez más estrechamente a las evoluciones del transporte. Las innovaciones esperadas incluyen la integración de Inteligencia Artificial (IA) para una automatización avanzada, el uso de blockchain para reforzar la seguridad, así como el uso del Internet de las Cosas (IoT) para optimizar la trazabilidad en tiempo real.
Aplicaciones móviles fáciles de usar y ergonómicas facilitarán el trabajo en el terreno, mientras que el análisis avanzado proporcionará insights para optimizar las operaciones.
Para reducir el impacto ecológico del sector, podrían elaborarse nuevas normas y la e-CMR tendrá la capacidad de seguir en directo la huella de carbono emitida por los transportes. La seguridad también se reforzará gracias a medidas avanzadas como la biometría.
Por último, las e-CMR específicas responderán a las necesidades de diversos sectores mientras mejoran su interoperabilidad.
Extensión a otros sectores e integración con otros sistemas digitales
La carta de porte digital, debido a sus cualidades intrínsecas, es una herramienta altamente interoperable. Es decir, tiene la capacidad de integrarse y comunicarse con otros sistemas informáticos. Para las empresas de transporte y logística, esto representa una verdadera oportunidad para mejorar la coordinación entre las partes interesadas.
Más allá del ámbito logístico y debido al desarrollo global de las actividades digitales en todos los sectores económicos, otras ramas profesionales podrían integrar la e-CMR en su funcionamiento y obtener grandes beneficios.
En el ámbito de la salud, por ejemplo, aseguraría la trazabilidad de los productos terapéuticos y se implementaría en los historiales médicos electrónicos (HME) para optimizar su seguimiento. La agricultura y la distribución también podrían recurrir a ella para mejorar el seguimiento de los productos alimenticios. En cuanto a la industria manufacturera, representaría una solución eficaz para gestionar los materiales y componentes, reduciendo así los costes logísticos. En el sector energético, la carta de porte digital podría garantizar la trazabilidad de los equipos y, aplicada a las finanzas, contribuiría a reforzar la seguridad de las transacciones.
¿Qué relación existe entre e-CMR y TMS?
Integrado en el TMS: un seguimiento en tiempo real de principio a fin
¿Qué puede resultar del uso de una e-CMR implementada en un software de Sistema de Management de Transporte (TMS)?
Cuando se crea una misión de transporte en el TMS, este genera automáticamente una e-CMR que contiene toda la información necesaria. ¡El traspaso en tiempo real de los datos entre los dos sistemas puede entonces comenzar!
Cuando el conductor inicia la misión de entrega, la e-CMR se convierte en la fuente de información en tiempo real para el TMS. A lo largo del proceso de entrega, se registran continuamente las actualizaciones, ya sea la recogida de la carga, los horarios de entrega estimados o los problemas que puedan surgir en el camino. El software TMS supervisa continuamente la carta de porte electrónica y, cuando se efectúa una entrega, compara los datos con la información previamente definida para esa misión. Si todo coincide, la entrega se marca como completa, desencadenando automáticamente notificaciones a las partes interesadas, como el cliente.
E-CMR y TMS: ¿Por qué esta integración?
Ambos son herramientas digitales destinadas a modernizar y simplificar la gestión aplicada a la logística. Integrar estas dos herramientas contribuye en gran medida a multiplicar sus ventajas mutuas : trazabilidad, reducción de costos y errores, ahorro de tiempo…
La gestión del transporte se facilita, lo que contribuye a hacer la cadena de suministro más ágil y más reactiva a las necesidades del mercado. Esta sinergia entre los dos representa para las empresas de transporte, la oportunidad de dar un verdadero salto tecnológico.
¿Por qué elegir Shiptify?
Como acabamos de ver, la e-CMR tiene numerosas ventajas y, acoplada a un TMS, la potencia de ambas herramientas combinadas abre el camino a una verdadera revolución digital aplicada a la logística.
Sin embargo, no todos los actores del transporte han alcanzado todavía este nivel de tecnicidad. En este caso, algunos software de gestión de transporte, como Shiptify, ofrecen una solución híbrida que permite salir de la gestión manuscrita de las cartas de porte mientras se sigue recurriendo a ellas si es necesario.
De hecho, gracias a su interfaz ergonómica y a sus numerosas funcionalidades, el TMS Shiptify puede digitalizar y almacenar este documento. ¿Cómo? Aquí un caso de uso rápido: Desde su smartphone, un transportista puede acceder a la plataforma TMS, tomar una simple foto de la carta de porte y, en unos pocos clics, vincularla a la orden de transporte correspondiente. Fácilmente accesible, compartible para todos, y almacenada durante 10 años, Shiptify abre a una nueva cooperación digital de los actores de la cadena logística.
- Un TMS (Sistema de Gestión de Transporte) es un software o una plataforma informática utilizada en el campo de la gestión de la cadena de suministro para planificar, ejecutar y optimizar las operaciones de transporte. Están diseñados para ayudar a las empresas a gestionar eficazmente su logística de transporte, ya sea para el transporte a nivel nacional o internacional.
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